Ohne digitales Marketing und eine aussagekräftige und moderne Webseite geht es nicht- da sind sich alle Privatschulen einig- doch werden aus vielen Anfragen nicht automatisch neue Kunden bzw. Schüler. Durch den Einsatz digitaler Werkzeuge wird die Schülergewinnung messbar und damit punktgenau kalkulierbar.

Die digitale Präsenz einer Schule ist heute nahezu gleichbedeutend mit ihrem Ansehen und ihrer Attraktivität. Somit wird die Fähigkeit, die Vorteile der Digitalisierung zielgerichtet zu nutzen, zu einem entscheidenden Faktor für den langfristigen wirtschaftlichen  Erfolg einer Bildungseinrichtung.

In diesem Beitrag zeige ich, wie Schulen digitale Tools für die Akquise neuer Schüler einsetzen können und welche Möglichkeiten und Erleichterungen sich dadurch im Alltag ergeben.

„Schülergewinnung ist so persönlich – das darf man nicht digitalisieren.“

Dieser  Glaubenssatz ist falsch. Aus einem Grund: Privatschulen erwarten, dass sie genügend Schüler gewinnen, wenn sie nur genügend Anfragen erhalten. Aus Gewohnheit akzeptieren sie, dass sie mit weniger als 10% ihrer Interessenten in den Aufnahme- oder Bewerbungsprozess gehen und mit einem Bruchteil dessen Verträge schließen. Wären Schulaufnahme-Teams in der Lage, alle Interessenten gleichermaßen pflegen zu können, ließe sich dieser Prozentsatz vervielfachen.

Unsere Kunden gehen in der Regel mit 55%, manche sogar mit 80% ihrer Interessenten in näheren Kontakt. Das bedeutet, sie versenden Informationen, haken nach und schaffen Gelegenheiten zu persönlichen Kontakten und begleiten ihre Interessenten bis zu einer Entscheidung. Durch diese klare und aktive Führung erhöhen sich natürlich auch die Abschlusschancen entsprechend.

Da Schulen nicht vertrieblich ausgebildet sind, leistet diese Arbeit eine Marketing- und Vertriebssoftware mit einer ausgeklügelten Interessentenverwaltung. Sie übernimmt wiederkehrende Aufgaben, die sich gut automatisieren lassen und schafft dadurch Freiraum für den persönlichen Kontakt mit einer höheren Anzahl an Interessenten.

1. Schülerakquise mit einer starken Internetpräsenz

Eine gut konzipierte Schulwebsite dient nicht nur als digitale Visitenkarte, sondern auch als zentrales Marketing- und Vertriebsinstrument. Ihre Aufgabe ist es, das gesamte Bildungsangebot klar und kompakt darzustellen und die Kompetenzen der Einrichtung zu vermitteln. 

Conversion
Eine gute Webseite hat eine weitere Aufgabe, die von den meisten Agenturen völlig vernachlässigt wird: Die Seite muss ihre Besucher dazu bringen, mit der Schule in Kontakt zu treten- sie muss aus Besuchern echte Interessenten machen und dafür sorgen, dass ein persönlicher Kontakt entstehen kann- z.B. indem der Besucher seine Kontaktdaten hinterlässt und seine Einwilligung zur Kontaktaufnahme erteilt.  

Sichtbarkeit
Um die Sichtbarkeit in Suchmaschinen zu erhöhen, sollte die Website technisch und inhaltlich für SEO optimiert sein. Ein aktiver Blog mit Beiträgen und relevanten Suchwörtern ist oftmals schon ausreichend. Dies verbessert die Auffindbarkeit und positioniert die Schule in den Suchergebnissen weit oben.

Benutzerfreundlichkeit
Eine klare Navigation, prominente Eintragungs- oder Kontaktfelder sowie ein klares Layout und gute Lesbarkeit auf allen gängigen Gerätegrößen sorgen dafür, dass Besucher leicht finden, was sie suchen und gerne auf der Website verweilen. 

2. Automatisierung und Effizienz durch digitale Werkzeuge

Die Integration digitaler Systeme in den Prozess der Schülergewinnung bietet erhebliche Vorteile. Durch die Automatisierung wiederkehrender Prozesse, wie die Verwaltung von Schüleranfragen oder den Versand von Informationen und Broschüren können Schulen effizienter arbeiten und Ressourcen besser nutzen. Digitale Werkzeuge ermöglichen es, Daten zentral zu verwalten und Nachverfolgungen konsistent durchzuführen, auch während der Schulferien oder am Wochenende.
Interessenten können, je nach Bildungsangebot selektiert und gezielt mit relevanten Informationen bespielt werden.

Anpassung an die Bedürfnisse der Schule
Ein weiterer entscheidender Aspekt ist die Anpassbarkeit der eingesetzten digitalen Systeme an die spezifischen Bedürfnisse der Schule und der Mitarbeiter. 

Die Technik hat dem Unternehmen zu dienen – nicht das Unternehmen der Technik.
Systeme wie die DComSuite von DCom Systems KG bieten durch ihren modularen Aufbau die Möglichkeit, die digitalen Prozesse individuell zu gestalten und bestehende und bewährte Abläufe zu automatisieren, ohne dass funktionierende Strukturen der Schule komplett überarbeitet oder verändert werden müssen.

Die Implementierung einer starken Internetpräsenz und die Nutzung digitaler Werkzeuge in der Schülerakquise sind somit grundlegende Schritte für Schulen, um im Wettbewerb um neue Schüler erfolgreich zu sein und langfristig zu bestehen. Durch diese Maßnahmen können Schulen nicht nur ihre Sichtbarkeit und Erreichbarkeit verbessern, sondern auch ihre internen Prozesse optimieren und so einen bedeutenden Wettbewerbsvorteil erlangen. Alle Schritte der Schülergewinnung sind sauber aufeinander abgestimmt und sorgen damit auch bei den Interessenten für ein optimales Erlebnis mit der Schule.

3. Implementierung von E-Mail-Marketing-Kampagnen

E-Mail-Marketing hat sich als ein effektives Instrument erwiesen, um die Kommunikation in Bildungseinrichtungen zu revolutionieren und die Bindung zu den Schülern zu stärken. Durch den Einsatz von speziell entwickelten Informationskampagnen und die Nutzung automatisierter E-Mail-Kommunikation können Schulen ihre Nachrichten effizient und zielgerichtet verbreiten.

Aktualisierung und Segmentierung der Kontaktlisten
Bevor eine neue Kampagne gestartet wird, ist es entscheidend, die Kontaktlisten zu aktualisieren und zu segmentieren. Dies beinhaltet das Entfernen inaktiver Kontakte und das Begrüßen neuer Abonnenten. Eine durchdachte Segmentierung ermöglicht es, die Inhalte speziell auf die Bedürfnisse und Interessen verschiedener Gruppen abzustimmen, was die Relevanz und Wirksamkeit der Kommunikation erhöht.

Automatisierte E-Mail-Strategien
Die Planung automatischer E-Mail-Sequenzen, beginnend mit einer Willkommens-E-Mail, gefolgt von gezielten Aktionen und Angeboten, spielt eine zentrale Rolle in der modernen E-Mail-Marketing-Strategie. Automatisierte E-Mails, wie Geburtstagsgrüße oder spezielle Angebote für aktive Mitglieder, tragen dazu bei, die Schüler und deren Familien regelmäßig und mit geringem Aufwand zu erreichen.

Personalisierung und Performance-Analyse
Durch die Personalisierung von E-Mails und die Analyse der Kampagnenperformance können Schulen ihre Kommunikationsstrategien kontinuierlich verbessern. Hierzu bieten gute Marketing- und Vertriebssysteme Funktionen zur Überwachung der Zustellbarkeit, Öffnungs- und Klickraten. Sie liefern wertvolle Einblicke in das Nutzerverhalten, die auch die Grundlage für Optimierungen bildet.

Datenschutz und Compliance
In der digitalen Kommunikation ist der Datenschutz von höchster Bedeutung. Schulen müssen sicherstellen, dass alle E- Mail-Marketing-Aktivitäten den Datenschutzstandards wie der DSGVO entsprechen. Dies schließt die sichere Handhabung von Kontaktdaten und die Gewährleistung der Transparenz bei der Datennutzung ein.

4. Interessenten optimal verwalten – wie sinnvoll der Einsatz eines CRM ist

Die Implementierung einer klassischen Customer Relationship Management (CRM)-Software ist für private Schulen nur bedingt zu empfehlen, da sie Interessenten und Bestandskunden verwaltet. Schulen nutzen bereits etablierte Schulverwaltungssysteme, mit denen sie ihre Bestandskundendaten pflegen. Entscheidend für die Schülergewinnung ist jedoch eine Interessentenverwaltung (IV), die auch eine aktive Marketing- und Vertriebsarbeit ermöglicht und diese durch Automatisierungen unterstützt. Den Bereich Kundengewinnung bilden die uns bekannten Schulverwaltungssysteme in dieser Vielfalt und Vernetzheit nicht ab.

Viele Schulen nutzen eine Vielzahl an alleinstehenden Softwarelösungen und Plattformen. Der Einsatz von Einzellösungen führt dazu, dass Daten in unterschiedlichen „Containern“ gesammelt werden, die nicht miteinander vernetzt sind und daher nicht miteinander kommunizieren.

Zentralisierte Datenverwaltung und verbesserte Kommunikationsstrategien
Ein zentrales Merkmal einer umfassenden Interessentenverwaltung ist die Möglichkeit, sämtliche Informationen in einer zentralen Datenbank zu konsolidieren. Dies reduziert Datenredundanzen und erhöht die Datenqualität erheblich. Mit einer zentralisierten Datenverwaltung können Bildungseinrichtungen sicherstellen, dass alle gewünschten Mitarbeiter Zugriff auf aktuelle und vollständige Informationen haben, was die Reaktionszeiten auf Anfragen von Interessenten verbessert und die allgemeine Kommunikationsleistung steigert.

Automatisierung von Prozessen und Effizienzsteigerung
Durch die Automatisierung wiederkehrender Verwaltungsaufgaben wird eine Interessentenverwaltung erheblich zur Effizienzsteigerung beitragen. Routineaufgaben, wie die Verwaltung von Interessentenanfragen und der Versand von Erstinformationen und Broschüren können automatisiert werden, wodurch das Personal entlastet wird und sich auf den persönlichen Kontakt konzentrieren kann. Diese Prozessautomatisierung führt zu einer schnelleren und fehlerfreien Bearbeitung von Interessentenanfragen und garantiert, dass alle Interessenten auf gleich hohem Niveau betreut werden können.

Anpassungsfähigkeit und Benutzerfreundlichkeit
Moderne Systeme bieten umfangreiche Anpassungsoptionen, die es Bildungseinrichtungen ermöglichen, die Software nach ihren spezifischen Bedürfnissen zu konfigurieren. Von der Anpassung der Benutzeroberfläche bis hin zur Integration spezifischer Module für die Interessentenverwaltung können Schulen ein maßgeschneidertes System erstellen, das ihre Prozesse optimal unterstützt. Die Benutzerfreundlichkeit wird auch durch intuitive Designs und einfache Bedienbarkeit gewährleistet, die eine schnelle Einarbeitung des Personals ermöglichen.

Einhaltung von Datenschutzstandards
Die Sicherheit und der Schutz personenbezogener Daten sind in Bildungseinrichtungen von höchster Bedeutung. Marketing- und Vertriebs-Systeme im Bildungsbereich sind so konzipiert, dass sie strenge Datenschutzstandards wie die DSGVO einhalten. Alle daten werden auf einem hauseigenen Server gehostet. Dies gewährleistet, dass alle gespeicherten Informationen sicher sind und die Privatsphäre der Interessenten gewahrt bleibt.

Durch die Einführung einer Marketing- und Vertriebs-Software können Schulen nicht nur ihre administrative Effizienz steigern, sondern auch eine stärkere und zielgerichtetere Kommunikation mit potenziellen neuen Schülern führen. Dies bildet eine solide Grundlage für eine erfolgreiche Schülerakquise und langfristige Bindung an die Bildungseinrichtung.

Praxisbeispiel 1:
Durchführung von virtuellen Tagen der offenen Tür

Ein digitaler Tag der offenen Tür bietet Bildungseinrichtungen eine innovative Möglichkeit, sich einem breiten Publikum zu präsentieren. Durch den Einsatz von Technologien wie 360-Grad-Kameras können Schulgebäude und Einrichtungen realitätsnah digitalisiert und potenziellen neuen Schülern sowie deren Eltern zugänglich gemacht werden. Solche virtuellen Veranstaltungen waren ursprünglich aus der Not geboren, haben sich aber bewährt und bieten auch darüber hinaus zahlreiche Vorteile.

Realitätsnahe Präsentation der Schule
Durch virtuelle Rundgänge, die mit 360-Grad-Kameras erstellt werden, können Besucher die Schule oder Universität umfassend erkunden. Bibliotheken, Mensen und einzelne Fachbereiche können individuell dargestellt werden. Interaktive Elemente wie klickbare Infopunkte bieten zusätzlich die Möglichkeit, detaillierte Informationen durch Fotos, Videos und Texte bereitzustellen.

Langfristige Verfügbarkeit und gezielte Aufmerksamkeit
Einmal erstellt, bleibt der virtuelle Rundgang dauerhaft auf der Website der Bildungseinrichtung verfügbar. Er kann speziell während eines virtuellen Tags der offenen Tür hervorgehoben werden, um gezielt die Aufmerksamkeit von Studieninteressierten zu erhöhen. Dies ermöglicht es Interessenten, die Einrichtung jederzeit und von überall aus zu erkunden, ohne gleich ein hohes Commitment einzugehen und die Schule persönlich zu besuchen. Virtuelle Infotage sind daher ein optimales Werkzeug des Vertrauensaufbaus und für Ihre Interessenten ein wichtiger Berührungspunkt auf dem Weg zu einer guten Entscheidung.

Interaktive Erlebnisse
Interessenten können an virtuellen Veranstaltungen wie Zoom-Konferenzen teilnehmen, in denen sie in Echtzeit Fragen stellen und direkt mit Vertretern der Einrichtung interagieren können. 

Einfacher Zugang und geringer Organisationsaufwand
Die Durchführung eines virtuellen Tags der offenen Tür erfordert im Vergleich zu traditionellen Präsenzveranstaltungen einen deutlich geringeren organisatorischen und finanziellen Aufwand. Durch die Implementierung solcher digitalen Lösungen können Bildungseinrichtungen nicht nur ihre Reichweite vergrößern und mehr Interessenten ansprechen, sondern auch ihre Innovationsfähigkeit unter Beweis stellen und sich positiv von anderen Institutionen abheben

Praxisbeispiel 2:
Sammlung von positiven Bewertungen und Erfahrungsberichten

Positive Bewertungen sind ein unverzichtbares Element im modernen Marketingmix von Bildungseinrichtungen. Sie spiegeln nicht nur die Kundenzufriedenheit wider, sondern beeinflussen auch maßgeblich die Entscheidungen potenzieller neuer Schüler und deren Eltern. Durch gezielte Maßnahmen können Schulen aktiv positive Bewertungen sammeln und diese effektiv für ihr Marketing nutzen.

Aktives Einholen von Bewertungen
Schulen sollten nicht zögern, aktiv Bewertungen von Schülern und Eltern einzuholen. Dies kann durch direkte Aufforderungen nach Schulveranstaltungen, über E-Mail-Kommunikation oder durch integrierte Bewertungsfunktionen auf der Schulwebseite erfolgen. Indem man den Prozess so einfach wie möglich gestaltet, erhöht sich die Wahrscheinlichkeit, dass viele positive Rückmeldungen eingehen.

Anreize für das Abgeben von Bewertungen

Um die Motivation zur Abgabe von Bewertungen zu steigern, können Schulen Anreize bieten. Dies könnte in Form von Rabatten auf zukünftige Veranstaltungen oder Zugang zu exklusiven Schulmaterialien sein. Solche Anreize fördern nicht nur die Abgabe von Bewertungen, sondern stärken auch die Bindung zur Schulgemeinschaft.

Umgang mit Bewertungen
Es ist entscheidend, dass alle Bewertungen, sowohl positive als auch negative, professionell behandelt und moderiert werden. Schulen sollten sich für jede Bewertung bedanken und auf negative Rückmeldungen konstruktiv reagieren. Dies zeigt, dass die Schule Wert auf das Feedback ihrer Schüler und deren Eltern legt und bestrebt ist, sich kontinuierlich zu verbessern.

Nutzung von Bewertungen in der Kommunikation
Positive Bewertungen sollten aktiv in die Kommunikationsstrategie der Schule integriert werden. Sie können auf der Webseite, in Broschüren oder auf Social-Media-Plattformen hervorgehoben werden, um die Qualität und den Erfolg der Bildungseinrichtung zu unterstreichen. Dies stärkt das Vertrauen in die Schule und kann entscheidend dazu beitragen, neue Schüler zu gewinnen.

Durch die systematische Sammlung und Nutzung von Bewertungen können Schulen nicht nur ihre Sichtbarkeit und ihr Image verbessern, sondern auch wertvolle Einblicke in die Bedürfnisse und Wünsche ihrer Schüler und deren Eltern gewinnen. Dies bildet eine solide Grundlage für gezielte Verbesserungen und eine erfolgreiche Schülerakquise.

Fazit:
Die Zukunft der Schülerakquise liegt in der Digitalisierung

Die digitale Transformation der Bildungslandschaft bietet Schulen eine Fülle von Möglichkeiten, um im Bereich der Schüler Akquise erfolgreich zu sein. Durch die verstärkte Nutzung einer durchdachten Online-Präsenz, den Einsatz von Social Media, Marketing- und Vertriebssoftware, sowie die Förderung der digitalen Kommunikation und den kreativen Einsatz von virtuellen Infoveranstaltungen hat sich ein vielfältiges Spektrum an Strategien entwickelt. 

Diese Anpassungen nicht nur sichern die Wettbewerbsfähigkeit und Zukunftsfähigkeit von Bildungseinrichtungen, sondern verbessern auch entscheidend die Erfahrung und das Engagement von Schülern und deren Eltern. Dabei spielen das fortlaufende Sammeln relevanter Daten, eine gezielte Suchmaschinenoptimierung und das aktive Einholen von Feedback durch Bewertungen eine Schlüsselrolle, um die Attraktivität der Schule zu steigern und eine präzise Ansprache der Zielgruppen zu ermöglichen.

Abschließend lässt sich feststellen, dass die digitale Revolution im Bildungsbereich nicht nur eine Herausforderung, sondern vor allem eine Chance darstellt. 

Schulen, die bereit sind, digitale Werkzeuge gezielt einzusetzen und stetig in die Weiterbildung ihres Personals in digitalen Fähigkeiten zu investieren, werden langfristig ihre Effizienz steigern. Sie werden ihre Schülerzahlen und damit auch Ihre Umsätze aus dem Bereich des Zufalls in die Planbarkeit und Messbarkeit bringen und die Qualität ihrer Bildungsangebote verbessern können. 

Entscheidend für den Erfolg ist dabei die Fähigkeit, Technologien nicht als Selbstzweck zu sehen, sondern als Mittel, um Bildungszugänge zu verbessern, die Kommunikation zu erleichtern und die Schüler für die Anforderungen einer digital vernetzten Welt optimal vorzubereiten.

Die digitale Schülerakquise eröffnet somit neue Wege, um die Bildungszukunft aktiv zu gestalten und nachhaltig zu sichern.