Wie Privatschulen, Akademien und private Hochschulen es endlich schaffen, alle Plätze zu füllen und eine Warteliste zu führen
Die meisten Privatschulen gewinnen zu wenig neue Schülerinnen und Schüler
Deshalb machen sie nicht die Umsätze, die sie benötigen, um finanziell optimal aufgestellt zu sein. Sie nehmen Schüler auf, die sie unter besseren Bedingungen ablehnen würden.
Diese finanzielle Mangelsituation sorgt für Konflikte: Die Schulleitung muss Abstriche bei der pädagogischen Qualität ihrer Arbeit machen und kann wertvolle Projekte nicht verwirklichen. Der Geschäftsführung fehlt eine längerfristige Planungssicherheit.
Herausragende Pädagogen zu gewinnen fällt ihnen schwer, weil sie niedrigere Gehälter als an öffentlichen Bildungseinrichtungen zahlen. Das führt dazu, dass das bestehende Team überlastet ist. Mitarbeiter sind unzufrieden, werden häufiger krank und durch den vorhandenen Mangel fällt mehr Unterricht aus.
Damit setzen private Schulen ihre wichtigsten Alleinstellungsmerkmale aufs Spiel, nämlich eine bessere und intensivere Bildung in einer funktionierenden und sicheren Schulgemeinschaft anzubieten.
Der ständige Druck legt sich nicht nur über das gesamte Team und die Schülerschaft, er dringt auch zu den Interessenten durch. Sie spüren die angespannte Stimmung und entscheiden sich, wenn auch unbewusst, gegen die Schule. Die Folge? Noch weniger Abschlüsse.
Anzeigen, Infotage, Social Media und Messen bringen nicht automatisch die Schülerzahlen die Sie sich wünschen
Die Aufnahmeteams an privaten Bildungsunternehmen klagen immer wieder, dass sie zu wenig passende Anfragen erhalten und deshalb zu wenig Neuverträge abschließen können.
Als Gründe nennen sie äußere Faktoren wie die aktuelle Wirtschaftslage oder, wenn Schüler aus dem ferneren Ausland ausbleiben, die aktuelle Kriegssituation in Osteuropa.
Sie haben sich längst damit abgefunden, dass sie, ausgehend von der Anzahl eingegangener Anfragen, weniger als 5% ihrer Interessenten zu einem Vertragsabschluss führen.
Sie tun dann noch mehr von dem, was bislang schon nicht optimal funktioniert: Sie erhöhen ihr Anzeigenbudget, bieten mehr Infotage an, gehen auf unterschiedlichste Bildungsmessen, posten mehr auf Social Media oder beauftragen eine Agentur, die ihnen Schüler vermitteln soll.
Kein Wunder, dass private Schulen ihr Marketing als ineffizient, teuer und ihre Akquise als zeitraubend und anstrengend empfinden.
Die Wahrheit ist:
Mehr Werbung und Aktionismus sind verschwendete Zeit und unnötig ausgegebenes Geld.
Der eigentliche Grund, warum Privatschulen nicht genügend Schüler gewinnen ist, dass sie ihre Kontakte nicht konsequent betreuen und nicht abschlussorientiert beraten.
Sie könnten Ihre Vertragsabschluss-Chancen verdreifachen, wenn sie sich um jeden Interessenten kümmern würden.
Warum Schulen das bislang nicht ansatzweise schaffen? Als pädagogische Einrichtung fehlt ihnen ein Vertriebsbewusstsein, das ein Unternehmen selbstverständlich hat. Als privates Bildungsunternehmen sind sie ein Zwitter aus beidem. Viele empfinden den Gedanken daran, ihre Schulangebote „verkaufen zu müssen“ als unangenehm, ja fast unanständig.
Deshalb haben die Mitarbeiter im Schulaufnahmeteam nicht das Kommunikations-Know-how, das man braucht, um Interessenten zu einer Entscheidung zu führen. Sie haben kein funktionierendes System. Die meisten Privatschulen haben keine ineinandergreifenden Abläufe zwischen Marketing, Schul- oder Internatsleitung und Schulaufnahme. Sie nutzen keine moderne Kontaktmanagement-Systeme, um Kontakte zentral zu verwalten und ihre Aktivitäten auszuwerten. Stattdessen arbeiten Sie mit unübersichtlichen Excel-Tabellen oder veralteten Datenbanken.
Die meisten Schulen reagieren lediglich auf die Personen, die sich nach dem Erhalt einer Broschüre wieder bei ihnen melden. Das sind durchschnittlich 10%.
90% ihrer bereits gewonnenen Kontakte lassen sie ungenutzt liegen.
Der Wettbewerb wird auch unter privaten Schulen und Hochschulen stärker. Neu gegründete Schulen sind extrem gut aufgestellt im Marketing und nutzen digitale Vertriebssysteme. Sie agieren schnell und höchst professionell und sind innerhalb von Minuten mit Ihren Interessenten im Austausch.
Alteingesessene Schulen, die so passiv bleiben wie bisher, werden in den nächsten beiden Jahren weiter vom Markt verdrängt werden. Dieser Trend hat bereits in der Corona Zeit eingesetzt und wird jetzt noch verstärkt.
Die aktuelle wirtschaftliche Lage zwingt private Schulen dazu, proaktiv auf Ihre Interessenten zuzugehen und diese zielgerichteter zu beraten, damit sie ihre Schülerzahlen und Umsatzziele erreichen können.
„Aus Erfahrung können wir sagen, dass der Ansatz von Frau Brandenburg eine Bereicherung für jeden privaten Bildungsträger ist. Professionell und mit dem notwendigen Auge für die Individualität der jeweiligen Schule wird ein passendes System aufgebaut und implementiert. So geht Vertrieb im Bildungswesen 👍“
„Die Besonderheit privater Bildungsträger als Zwitter zwischen Unternehmen und staatlichen Institutionen zu verstehen ist nicht einfach. Frau Brandenburg und ihr Team können das.“
Henning Emler von Maydell, Geschäftsführer bei Gut Spascher Sand Privatschule gGmbH auf LinkedIn
Wie ein systematisches Vorgehen das Maximum aus Ihren Anfragen herausholt und die Schulaufnahme extrem erleichtert.
Mit Schulen, die jetzt einen effizienten Weg in der Schülergewinnung gehen möchten, erarbeite ich zunächst ein genaues Schülergewinnungskonzept. Wir sorgen dafür, dass die einzelnen Schritte vom Marketing über die Erstkontakte und das Aufnahmegespräch bis zum Schulstart optimal ineinander greifen.
Gleichzeitig motiviere ich die Mitarbeiter, bestehende Kontakte systematisch nachzufassen und Erstgespräche zu standardisieren. Innerhalb weniger Tage werden verloren geglaubte Kontakte wiederbelebt und es kommt schon aus dieser Aktion heraus zu neuen Vertragsabschlüssen. Es ist kinderleicht, man muss nur wissen wie es geht und es dann auch tun.
Das Team erkennt, dass aktives und zielorientiertes Beraten sehr gut funktioniert und von den Interessenten sehr positiv angenommen wird.
Sobald die Prozesse optimiert sind, prüfe ich, welche digitalen Werkzeuge vorhanden sind, um den Akquiseprozess weiter zu vereinfachen und das Team zu entlasten. Durch den Einsatz digitaler Tools wird Arbeitszeit frei und die Bearbeitungsqualität steigt. Alleine der Ablauf von der Kontaktanfrage, über den Infoversand zu einem ersten Infogespräch kann so optimiert werden, dass pro Kontakt 20 Minuten Arbeitszeit frei werden. Wenn Sie 50 Anfragen im Monat erhalten, sind das 2 ganze Arbeitstage.
Mit der Einrichtung eines für Privatschulen optimierten Software-Systems sind die Schulen in der Lage, alle Anfragen dauerhaft zu betreuen, ohne dass man jeden Interessenten immer wieder einzeln ansprechen muss.
Dadurch gehen nicht nur 10 %, sondern durchschnittlich 65% aller Kontakte durch den Akquiseprozess und es ergeben sich daraus drei- bis viermal so viele Abschlusschancen als zuvor.
Mit einem digitalen Vertriebssystem ist die Schule nun in der Lage, den Prozess genau zu analysieren. Die Schülergewinnung wird kalkulierbar und lässt sich, je nach Schuljahresphase hoch- oder herunterfahren. Das Team arbeitet entspannt und ist in der Lage, interessierte Personen aktiv zu begleiten und gezielt zu einer guten Entscheidung zu führen.
