Die Digitalisierung hat den Weg für effizientere und kundenfreundlichere Lösungen in der Schülergewinnung oder Teilnehmerakquise an Privatschulen und Akademien geebnet. Hier sind einige von vielen möglichen Beispielen, die zeigen, wie Sie den arbeits- und zeitintensiven Prozess der Schüler- und Teilnehmergewinnung effizienter gestalten können.

INTERESSENTEN UND FAMILIEN

Schulen, die Ihre Anfrageprozesse automatisiert haben, sind schneller und kundenfreundlicher im Erstkontakt und heben sich im Markt ab. Interessierte Personen erhalten wichtige Infos sofort automatisch per E-Mail oder SMS und nicht erst nach drei Tagen mit der Post. Sie werden regelmäßig kontaktiert und ihren Interessen entsprechend informiert.
Dadurch lernen sie die Schule kennen und fassen schneller Vertrauen – ohne dass sie sich in einem persönlichen Gespräch festlegen müssen. Dies schätzen besonders sehr junge Interessenten und Bewerberinnen. Über Online-Terminkalender können sie bei Bedarf Gesprächstermine vereinbaren, ohne auf die Bürozeiten der Schule angewiesen zu sein.

SCHÜLERAUFNAHME

Die Mitarbeiter gewinnen wertvolle Arbeitszeit zurück, denn alle Interessenten, mit denen sie Erstgespräche führen sind durch die vorangehende automatisierte Info-Kampagne bereits gut informiert und bereit, eine Entwscheidung zu treffen. Die Gespräche beginnen auf einem wesentlich höheren Niveau und führen schneller zum Ziel. Alle Interessenten-Daten können in einem Kontaktmanagementsystem, einem CRM, verwaltet und abgerufen werden.
Automatisiert ausgelieferte Onboarding-Kampagnen unterstützen z.B. Internatseltern beim Loslassen ihrer Kinder oder helfen den Neuankömmlingen an beruflichen Schulen bei der Eingewöhnung.

LEHRERKOLLEGIUM UND ERZIEHER

Sie sehen alle wichtigen Informationen und Daten über ihre Bewerberinnen und Bewerber in einem System auf das sie von überall her zugreifen können. Dokumentationspflichten können über Online-Formulare schneller abgearbeitet und direkt ins System übertragen werden.

Alle Informationen sind in Echtzeit für alle berechtigten Personen verfügbar. So bleibt mehr Zeit für die pädagogische Arbeit im Schul- und Internatsalltag. Diese Entlastung erhöht die Zufriedenheit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

SCHULSEKRETARIAT

Administrative Routinearbeiten können leicht digitalisiert und automatisiert werden. Erstinformationen werden automatisch an interessierte Familien versendet- auch am Wochenende und in den Ferien. Wiedervorlagemappen in der Schulaufnahme, Excel-Listen und Zettelwirtschaft werden überflüssig, wenn ein CRM mit Automatisierungsfunktion genutzt wird und damit automatisch z.B. an Nachfasstermine erinnert oder automatisch bei Eintreten eines bestimmten Ereignisses eine E-Mail versendet.
Statistiken können per Button-Klick aus der Kontaktverwaltung generiert werden. Diese Arbeit kann für das Sekretariat sogar zur Gänze entfallen, wenn jeder seine Statistik selbst nach eigenen Kriterien zusammenstellen kann. Besonders im Sekretariat wird viel Arbeitszeit verfügbar, wenn wiederkehrende Aufgaben digitalisiert und automatisiert werden.

SCHUL- UND INTERNATSLEITUNG

Digitale Workflows entlasten und geben mehr Spielraum im Alltag, um Führungsaufgaben bewusster und entspannter wahrzunehmen. Teams arbeiten motivierter und konfliktfreier.
Schul- und Internatsleitung gewinnen mehr Zeit für die Arbeit mit den Schülerinnen und Schülern oder in Fachgremien.

GESCHÄFTSFÜHRUNG UND PERSONALLEITUNG

Durch digitale Arbeitsprozesse, kann mehr Arbeitszeit in wertschöpfende Tätigkeiten investiert werden. Das Team wird seinen Fähigkeiten entsprechend optimal eingesetzt und kann stressfreier arbeiten. Das motiviert und baut eine gute Bindung zum Unternehmen auf.
Digitale Akquiseprozesse lassen sich auch in der Personalgewinnung nutzen. Einfache und schwellenlose Bewerbungsprozesse helfen dabei, einen Bewerberpool aufzubauen, auf den man bei Bedarf zugreifen kann. Ein modernes und DSGVO-konformes Bewerbermanagement mit einer transparenten und bewerberfreundlichen Kommunikation macht eine Schule oder Akademie besonders attraktiv für Top-Mitarbeiter.

MARKETING

Interessenten und Bewerber werden direkt in ein hausinternes Marketingsystem geleitet. Internate und Schulen werden durch den Aufbau eines eigenen E-Mail-Verteilers unabhängig von Facebook und Google. Alle Interessenten und Bewerber können mit höchster Servicequalität automatisiert betreut werden und in den Bewerbungsprozess geleitet werden.

FAZIT

Die Digitalisierung der Schülerakquise-Prozesse ist nicht nur eine Frage der Effizienz, sondern auch eine Frage der Gerechtigkeit. Da alle anfragenden Personen  in gleichem Maß betreut werden, fallen keine Kontakte mehr unter den Tisch.

Wir sehen in unserer Arbeit an privaten Schulen immer wieder, dass die Schulsekretariate aufgrund ihrer Arbeitslast nur bei den Familien oder Personen nachfassen, die ihnen besonders interessant erscheinen. Sie filtern aus Zeitnot nach persönlichen Gesichtspunkten. 

Im klassischen Vertrieb gibt es die Regel, dass 80% aller Verträge erst zwischen dem 5. und 12 Nachfasskontakt zustande kommen.

Kaum eine Schule fasst konsequent bei allen anfragenden oder interessierten Kontakten nach. Der Grund dafür liegt nicht nur in der mangelnden Zeit, die den Sekretariaten zur Verfügung steht, sondern auch in der Furcht, aufdringlich zu wirken oder den Eindruck zu erwecken, „es nötig zu haben“.
Digital gestützte Akquiseprozesse sorgen dafür, dass alle Kontakte kundenorientiert und verbindlich betreut werden und mehr Zeit für persönliche Gespräche zur Verfügung steht.