„Ich mache das seit mehr als 10 Jahren – glauben Sie etwa, ich kann das nicht? Das ist eine der häufigsten Reaktionen, wenn ich das Thema Gesprächsleitfaden in der Schülergewinnung anreiße.

Mitarbeiter in der Aufnahme brauchen keinen Leitfaden, weil sie es nicht können, sondern damit sie es immer können – egal wie es ihnen geht und was gerade los ist um sie herum. Der Leitfaden ist also das ideale Hilfsmittel für eine bestmögliche Performance im Erstgespräch.

Um es mit Louis Pasteur zu sagen: „Der Zufall begünstigt nur den vorbereiteten Geist.“

Der erste Eindruck ist der wichtigste. Normalerweise findet er telefonisch oder online im Schulsekretariat statt. Das Team hat also eine hohe Verantwortung, denn dieser erste Eindruck legt fest, ob es weitere Kontakte geben wird und wie diese sich gestalten werden.

Piloten haken vor jedem Flug ihre Checkliste ab. Auch wenn sie schon seit mehr als zehn Jahren fliegen, müssen Sie jeden Punkt immer neu checken und abhaken. Sie gehen auf Nummer sicher und das sollten Sie in der Schulaufnahme auch tun.

Gleichbleibende Qualität garantieren

Wer den Job schon seit vielen Jahren macht, weiß, dass nicht jeder Tag gleich verläuft und dass man nicht jeden Tag in der gleichen Form ist.

  • Viele Krankmeldungen am Morgen…
  • Die besorgte Mutter, die Sie eben erst beruhigt haben…
  • Diskussionen mit Behörden…
  • Eine Schülerin, die ihre Sorgen teilen möchte…

All das gehört zum Alltag dazu.

Ganz nebenbei soll man bei einer telefonischen Anfrage vom ersten Augenblick an super sympathisch wirken und Vertrauen aufbauen.

Das vollständige Bild

Ein Gesprächsleitfaden macht es leicht, alle wichtigen Daten und Informationen zu erhalten und kein Detail zu vergessen.

Genauso wichtig ist auch, gezielt nach den Beweggründen und Bedürfnissen zu fragen und damit ein Stimmungsbild zeichnen zu können. Diese harten und weichen Informationen helfen dabei, interessierte Personen zu einer Entscheidung zu führen. Wenn der Leitfaden dementsprechend aufgebaut ist, wird er die überzeugenden Argumente für zukünftige Gespräche liefern und dabei helfen, mit allen möglichen Einwänden und Zweifeln souverän und kundenorientiert umzugehen.

Führung im Gespräch

Nicht der Anrufer führt das Gespräch, sondern die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter am Telefon führen es. Mit einem Leitfaden führen sie im Gespräch aktiv in die gewünschte Richtung.

Wichtig ist, dass jeder selbst seinen eigenen Leitfaden erstellt. Schließlich muss er die Persönlichkeit und den eigenen Stil genauso zum Leuchten bringen, wie die Philosophie und die Werte Ihres Hauses. Nur dann wird der Leitfaden ein ganz natürlicher Begleiter und Qualitätsoptimierer und hilft den Kollegen am idealen Punkt mit den Interessenten weiterzugehen.

Wie Sie Leitfäden in der Schüler- und Kundengewinnung einsetzen, lernen Vertriebs- und Schulaufnahmeteams in meinem Praxistraining
SPRINT | Die Schülergewinnungsoffensive
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