Viele Akademien im Bereich der beruflichen Weiterbildung – etwa für Pflegekräfte, Erzieherinnen und Sozialassistenten – leisten mit Ihren Kursen und Weiterbildungen wertvolle Arbeit. Die Programme sind fundiert, die Inhalte aktuell, die Dozentinnen und Dozenten hoch engagiert. Und trotzdem bleibt ein Problem bestehen:

Die Plätze füllen sich nicht von allein.

Denn: Die Art, wie viele Einrichtungen Teilnehmerinnen und Teilnehmer gewinnen, stammt oft aus einer Zeit, in der Telefone noch Wählscheiben hatten. Flyer, Programme in Papierform, passive Wartelisten – das funktioniert heute nicht mehr zuverlässig.

Was stattdessen gebraucht wird: ein modernes, digitales System, das hilft, Interessierte zu gewinnen, um langfristig mit ihnen in Kontakt zu bleiben und immer wieder neue Angebote platzieren zu können. All das muss möglich sein, ohne dass Ihre Mitarbeitenden plötzlich zu Verkäuferinnen oder Verkäufern werden müssen.

Die aktuelle Herausforderung

In vielen Akademien läuft der Teilnehmergewinnungsprozess so ab:

• Es wird ein Jahresprogramm erstellt.
• Dieses wird auf der Webseite veröffentlicht und in gedruckter Form an Einrichtungen verschickt.
• Einzelne Kurse werden in den sozialen Medien angeboten und erst beworben, wenn noch nicht genügend Anmeldungen vorliegen
• Man hofft auf genügend Rückläufe.

Parallel dazu kommen Anfragen per E-Mail oder Telefon. Doch es gibt kein zentrales System, um diese Anfragen zu erfassen oder systematisch nachzufassen. Oft geht die Übersicht verloren. Rückmeldungen verzögern sich. Interessierte springen ab. Plätze bleiben leer. Kurse müssen abgesagt werden oder erwirtschaften keinen Gewinn.

Dabei wäre genau jetzt der richtige Zeitpunkt, aktiv zu werden, denn der Markt verändert sich gerade drastisch: die Digitalisierung, ein steigender Weiterbildungsbedarf und eine schwierige wirtschaftliche Situation sind einerseits Herausforderungen,  eröffnen aber auch neue Chancen – jedoch nur für die Akademien, die sich entsprechend aufstellen.

Ein weiteres Problem: Trägheit bei aktuellen Themen

Viele Akademien haben, weil Ihnen ein Vertriebsdenken fremd ist, zusätzlich ein strukturelles Problem: Sie reagieren zu langsam auf aktuelle Entwicklungen.
Sei es ein neues Gesetz, ein gesellschaftliches Thema oder ein akuter Fortbildungsbedarf – oft dauert es Monate, bis ein passendes Angebot formuliert und kommuniziert wird. 

Doch genau darin liegt eine große Chance, sich im Markt zu positionieren:

Bildungseinrichtungen, die schnell mit hochwertigen Formaten auf relevante Themen reagieren, positionieren sich als moderne, verlässliche Bildungspartner – und gewinnen Vertrauen.

DigiSuS+ hilft hierbei durch Schnelligkeit im Vertrieb:

• Durch die bestehende Vertriebsstruktur geben wir das notwendige Umfeld, um Angebote schnell und ohne Zusatzkosten vermarkten zu können.
• Sobald ein neues Angebot entstanden ist, kann es gezielt an bestehende Interessierte ausgespielt werden oder direkt bei der Zielgruppe beworben werden.
• Über digitale E-Mail-Kampagnen erreichen Sie innerhalb weniger Stunden genau die Personen, für die das Thema relevant ist. 
• Dadurch entsteht eine gewisse Leichtigkeit, Schnelligkeit und Experimentierfreude mit neuen Themen.
• Alle Maßnahmen sind messbar und geben schnell ein genaues Bild, wie ein Angebot angenommen wird und welche Marketingkanäle am wirksamsten sind. 

Das stärkt Ihre Sichtbarkeit, erhöht die Buchungsquote und sorgt dafür, dass Ihre Akademie als schneller, kompetenter Anbieter wahrgenommen wird – ohne den Umweg über teure Werbeagenturen oder langwierige Prozesse gehen zu müssen.

Warum klassische Vertriebsarbeit in Bildungseinrichtungen nicht funktioniert

Die meisten Mitarbeitenden in Akademien kommen aus der Pädagogik oder Verwaltung. Sie sind empathisch, hilfsbereit und beratend tätig. Und genau das ist ihre Stärke. Niemand möchte ihnen plötzlich einen Verkaufsleitfaden in die Hand drücken und sie auf „Umsatz! -Umsatz!- Umsatz!“ drängen.

Aber: Ohne System bleibt Beratung reaktiv. Es fehlt der strukturierte Rahmen, der Anfragen proaktiv in Abschlüsse überführt. Deshalb geben wir Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern wirksame Kommunikationswerkzeuge mit an die Hand, mit denen Sie bei sich selbst bleiben und einen guten Abschluss herbeiführen können.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Bildungsträger für pädagogische Fachkräfte verschickt jährlich seine umfangreichen Programme per Post an alle KiTas. Anfragen und Anmeldungen, die nicht über das Formular, sondern über E-Mail oder Telefon hereinkommen wurden manuell bearbeitet, teils erst nach Tagen. Einige bleiben unbeantwortet, was unangenehme Rückfragen und dadurch Mehrarbeit auslöst.  Es fehlt an Struktur – obwohl das Team engagiert und kompetent ist. Das Ergebnis: Zu viele Kurse erreichen lediglich die Mindestteilnehmerzahl, sie laufen kostendeckend, aber ohne Gewinn. 35% des Gesamtprogramms findet gar nicht erst statt, weil die Mindesteilnehmerzahl nicht erreicht wird.

Die Lösung: Digitale, automatisierte Vertriebsunterstützung – mit Herz und System

Genau hier setzen wir an:  digiSuS+ ist eine Vertriebsstruktur, die es Schulen und Akademien erlaubt, digital unterstützt und mit dem bestehenden Team eine marktorientierte Vertriebsarbeit zu leisten und damit Umsätze und Teilnehmerzahlen planbar zu steuern. Diese Vertriebssystematik  haben wir für Bildungseinrichtungen entwickelt, die mehr Teilnehmer gewinnen möchten, ohne ihr Team zu überfordern oder zu verbiegen.

Was digiSuS+ konkret leistet:

• Sichtbarkeit im Teilnehmermarkt  erhöhen
  Sie werden unabhängig vom Wohlwollen einer Einrichtungsleitung, die ihr Programm entweder auslegt oder in den Papierkorb fallen lässt. Wir sorgen dafür, dass Sie Ihre Kursteilnehmer direkt erreichen.
  
• Alle Anfragen zentral erfassen
  Egal ob per E-Mail, Kontaktformular oder Telefon – jede Anfrage wird dokumentiert. Niemand geht mehr verloren.
  
• Automatisierte Nachverfolgung
  Interessierte erhalten passende Informationen innerhalb von Minuten, Erinnerungen und Hinweise – automatisch, personalisiert und termingerecht.
  
• Transparente Übersicht
  Sie sehen jederzeit, wie viele Anfragen eingegangen sind, welche bereits kontaktiert wurden und wo noch Potenzial liegt.

• Beratende Begleitung statt aktiver Verkauf
  Ihre Mitarbeitenden bleiben in ihrer Rolle: Sie begleiten, beraten und helfen weiter – unterstützt von einem System, das den „Vertriebs-Teil“ im Hintergrund übernimmt.

• Entscheidungen bekräftigen bei hochpreisigen Weiterbildungen
  Die Abbruch- und Rücktrittsquote verringert sich deutlich durch einen freundlichen und nutzenorientierten Verkaufs- und Onboardingprozess.

• Mehr Buchungen – ohne Mehrarbeit
  Durch klarere Prozesse, schnelle Rückmeldungen und automatisiertes Nachfassen steigen die Abschlussquoten – ganz ohne Druck.

Fazit

Sie müssen Ihre Akademie nicht in ein Callcenter verwandeln. Aber Sie brauchen Strukturen, die sicherstellen, dass Interessierte zu Teilnehmenden werden – schnell, zuverlässig und auf moderne Weise.

digiSuS+ bietet genau das: ein digitales, durchdachtes System zur Teilnehmergewinnung – für Bildungseinrichtungen, die in ihrer Haltung professionell und menschlich bleiben wollen.

Wenn auch Sie spüren, dass Ihr aktuelles Vorgehen nicht mehr ausreicht, dann ist jetzt der richtige Moment.

Denn wer heute noch arbeitet wie vor 40 Jahren, wird morgen nicht mehr sichtbar sein und übermorgen seine Türen schließen müssen.

Gerne zeigen wir Ihnen in einem persönlichen Gespräch, wie digiSuS+ konkret in Ihrer Weiterbildungseinrichtung umgesetzt werden kann.
Sie müssen nichts verkaufen.
Sie müssen nur ermöglichen, dass Menschen sich leichter für Sie entscheiden.
Melden Sie sich – wir freuen uns auf den Austausch.

Mehr Anfragen bedeuten nicht automatisch mehr Vertragsabschlüsse.

👉🏼 Ein Beispiel aus Ihrem Schulalltag:
Eine Mutter hat auf eine Anzeige geklickt, füllt auf der Webseite das Kontaktformular aus und fordert erste Infos über die Schule an.

Die Schulsekretärin wird jetzt die Kontaktdaten, die in ihrem E-Mail-Postfach gelandet sind, manuell in eine Excel-Liste oder Datenbank übertragen. Vielleicht druckt sie die E-Mail auch einfach nur aus und legt sie dem Schulleiter ins Fach. Sie versendet die Broschüre und kümmert sich weiter um andere Dinge.

Ob der Schulleiter so kurz vor den Ferien noch die Zeit finden wird, mit der Mutter Kontakt aufzunehmen und sich nach Ihren Beweggründen zu erkundigen? Fragezeichen.

Hier geht immens viel Potenzial und Zeit verloren, denn nur knapp 10% aller Interessenten melden sich aus eigenem Antrieb wieder, weil sie Fragen haben oder ein Aufnahmegespräch wünschen.
Die restlichen 90% werden links liegen gelassen.

Die Gründe? Zeitmangel und ein Unwissen darüber wie man aus Interessenten Kunden macht. Marketing allein bringt keine Kunden bzw. Schüler oder Kursteilnehmer ins Haus.

Stellen Sie sich vor, dieser Prozess wäre vollständig automatisiert:
Die Adressdaten und Informationen, die die Mutter in das Formular eingibt, werden automatisch in eine Interessentenverwaltung übertragen. Ebenso automatisch werden die Broschüre plus weitere Basisinformationen per E-Mail Serie versendet.

Aufwand für die Sekretärin bis hierhin: Null Minuten.

Die Erstgespräche mit Familien starten jetzt auf einem höheren Info-Level und sind messbar kürzer. Im Erstgespräch müssen nicht mehr alle Basics erzählt werden, die kennen die Eltern schon.

Dieser kleine Prozess spart dem Schulsekretariat rund 15 Minuten Arbeitszeit pro Interessentenanfrage.

Eine kleine Privatschule, die über ihre Werbeanzeigen monatlich rund 60 konkrete Anfragen generiert, setzt durch diese Automatisierung 15 Arbeitsstunden, also fast 2 Arbeitstage frei.

🔆Und das Beste:
Anstatt nur mit 10% ins Gespräch zu kommen, gehen Sie jetzt mit 60% bis 80% mehr in den Beratungs- und Aufnahmeprozess. Dadurch, dass Sie bereits aktiv auf Ihre Interessenten zugehen, bauen Sie schnell Vertrauen und Neugier auf. Ihre E-Mails sind natürlich so gestaltet, dass Sie zur Kontaktaufnahme anregen. Sie reagieren nicht nur, sie agieren proaktiv.

So schaffen Sie mehr Abschlusschancen bei gleichem Budget.

Die eingesparte Zeit nutzt die Schulsekretärin dann, um Eltern anzurufen, sie zu Gesprächen einzuladen und echtes Vertrauen aufzubauen. Und wahrscheinlich kann sie auch noch die ein oder andere Überstunde abbauen.

„Geht das bei uns auch?“, fragen Sie sich vielleicht. Finden Sie es heraus und nehmen Sie an meinem Workshop teil.